Regulamin usługi Ezra Mail

§ 1. Definicje

1. Usługodawca — Operator usługi Ezra Mail, adres email: kontakt@saauf.xyz.
2. Usługa — usługa Ezra Mail świadczona drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu i API.
3. Serwis — aplikacja internetowa Ezra Mail wraz ze stronami informacyjnymi, dostępna pod adresem, pod którym udostępniono niniejszy Regulamin.
4. Klient — przedsiębiorca, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, w imieniu której założono Organizację i która jest stroną umowy o świadczenie Usługi.
5. Organizacja — wydzielona przestrzeń Klienta w Usłudze, z własnymi skrzynkami, członkami, ustawieniami i danymi, oddzielona od innych Organizacji.
6. Użytkownik — pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca Konto, działająca w imieniu własnym lub Klienta.
7. Właściciel — Użytkownik z rolą „Właściciel” w Organizacji, uprawniony do działania w imieniu Klienta w zakresie Usługi, w tym do zmiany planu, akceptacji Umowy powierzenia i usunięcia Organizacji.
8. Konto — zbiór danych Użytkownika i jego ustawień, chroniony adresem email i hasłem, a opcjonalnie także weryfikacją dwuetapową lub kluczem dostępu (passkey).
9. Domena usługi — domena saauf.xyz, w której Usługodawca udostępnia skrzynki Organizacjom.
10. Treści Klienta — wiadomości email, załączone do nich dane, baza wiedzy, instrukcje, szablony i inne dane wprowadzane do Usługi przez Klienta, Użytkowników lub korespondentów Klienta.
11. Asystent AI — funkcja Usługi przygotowująca szkice i odpowiedzi na wiadomości z użyciem modelu językowego Dostawcy AI.
12. Dostawca AI — wybrany przez Klienta dostawca modeli językowych (Anthropic, Google, OpenAI lub xAI).
13. Umowa powierzenia — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiąca część umowy o świadczenie Usługi.
14. Plan — wariant Usługi określający jej limity, funkcje i cenę, opisany w Cenniku.

§ 2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jest udostępniany nieodpłatnie w Serwisie w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
2. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i podmiotów prowadzących działalność zawodową, a także osób działających w ich imieniu. Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. Szczególne zasady dla przedsiębiorców na prawach konsumenta określa § 13.
3. Częścią umowy o świadczenie Usługi są: Regulamin, Zasady dopuszczalnego użytkowania, Umowa powierzenia wraz z załącznikami oraz Cennik. Polityka prywatności i Polityka plików cookie mają charakter informacyjny.
4. Kontakt z Usługodawcą: kontakt@saauf.xyz (sprawy ogólne, plany, reklamacje), privacy@saauf.xyz (dane osobowe), abuse@saauf.xyz (zgłaszanie nadużyć), security@saauf.xyz (bezpieczeństwo). Usługodawca korzysta wyłącznie z adresów w domenie saauf.xyz; wiadomości z innych domen podpisane jako Usługodawca nie pochodzą od niego.

§ 3. Rodzaje i zakres usług

1. W ramach Usługi Usługodawca umożliwia w szczególności:
   • założenie i prowadzenie Konta oraz należenie do wielu Organizacji;
   • założenie Organizacji, zapraszanie Użytkowników i nadawanie im ról oraz uprawnień;
   • tworzenie skrzynek w Domenie usługi, a w Planach płatnych — także w domenach Klienta obsługiwanych przez jego własne konto Resend;
   • odbieranie, przeglądanie, wyszukiwanie, tagowanie i wysyłanie wiadomości email;
   • korzystanie z Asystenta AI, w tym z automatycznych odpowiedzi wysyłanych z opóźnieniem, w trakcie którego można je zatrzymać;
   • korzystanie z szablonów marki, dziennika zdarzeń, statusów dostarczenia, webhooków i API;
   • eksport danych Organizacji i Konta oraz usuwanie wiadomości, w tym ustawienie okresu ich przechowywania.
2. Zakres funkcji i limity zależą od Planu. Plan Start jest bezpłatny; pozostałe Plany są odpłatne zgodnie z § 11.
3. Usługa nie jest archiwum poczty w rozumieniu przepisów o przechowywaniu dokumentacji. Klient, który ma obowiązek archiwizacji korespondencji, wykonuje go we własnym zakresie, np. korzystając z eksportu danych.

§ 4. Wymagania techniczne i zagrożenia

1. Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki Chrome, Edge, Firefox lub Safari z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie oraz adres email.
2. Do korzystania z własnej domeny potrzebne są dodatkowo: konto w serwisie Resend z kluczem API o pełnym dostępie oraz możliwość edycji rekordów DNS domeny. Do korzystania z Asystenta AI z własnym kluczem — klucz API wybranego Dostawcy AI.
3. Korzystanie z usług elektronicznych wiąże się z ryzykami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, phishing (podszywanie się pod Usługodawcę lub korespondentów), przejęcie hasła czy przechwycenie danych w niezabezpieczonej sieci. Usługodawca zaleca stosowanie unikalnego hasła, aktualnego oprogramowania, ostrożność wobec linków w wiadomościach i nieudostępnianie Konta innym osobom. Usługodawca nigdy nie prosi o podanie hasła w wiadomości email.

§ 5. Zawarcie umowy i Konto

1. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta na czas nieokreślony z chwilą utworzenia Konta i Organizacji za pomocą formularza rejestracji, po zaakceptowaniu Regulaminu i zapoznaniu się z Polityką prywatności. Osoba zakładająca Organizację oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Klienta, i akceptuje w jego imieniu Umowę powierzenia.
2. Osoba zaproszona do Organizacji zawiera umowę o prowadzenie Konta, akceptując Regulamin przy przyjęciu zaproszenia. Prowadzenie Konta jest nieodpłatne.
3. Użytkownik podaje prawdziwe dane, chroni hasło przed osobami trzecimi i niezwłocznie zgłasza podejrzenie nieuprawnionego dostępu na adres security@saauf.xyz. Konto jest osobiste — jednego Konta nie może używać kilka osób.
4. Usługodawca może zweryfikować dane Klienta, w szczególności przed zmianą Planu na płatny lub w razie uzasadnionego podejrzenia naruszenia Regulaminu.
5. Usługodawca odnotowuje wersję i datę akceptacji Regulaminu oraz Umowy powierzenia. Ich treść jest stale dostępna w Serwisie.

§ 6. Organizacja, role i odpowiedzialność Klienta

1. Twórca Organizacji zostaje jej Właścicielem. Właściciel może nadawać innym Użytkownikom role Członka, Administratora lub Właściciela oraz zawieszać i usuwać ich dostęp. Organizacja zawsze ma co najmniej jednego aktywnego Właściciela.
2. Klient odpowiada za działania Użytkowników swojej Organizacji jak za własne, w tym za treść wysyłanych wiadomości, nadane uprawnienia i tokeny API.
3. Klient jest administratorem danych osobowych zawartych w Treściach Klienta, a Usługodawca przetwarza je w jego imieniu na zasadach Umowy powierzenia. Klient zapewnia podstawę prawną przetwarzania, w tym wykonuje obowiązki informacyjne wobec swoich korespondentów.
4. Tokeny API działają z uprawnieniami Właściciela, który je utworzył. Klient przechowuje je w sposób poufny i unieważnia je, gdy przestają być potrzebne.

§ 7. Skrzynki w domenie saauf.xyz

1. Usługodawca udostępnia Organizacjom skrzynki w Domenie usługi, np. nazwa-firmy@saauf.xyz. Adresy są przydzielane według kolejności zgłoszeń, w liczbie wynikającej z Planu. Klient nie nabywa praw do adresu ani do Domeny usługi.
2. Nazwy służące Usługodawcy (np. kontakt, admin, abuse, postmaster, privacy, support) oraz nazwy zawierające „ezra” lub „saauf” są zarezerwowane.
3. Usługodawca może odmówić przydzielenia adresu albo go cofnąć, jeżeli adres wprowadza w błąd co do tożsamości nadawcy, narusza prawa osób trzecich (w szczególności znaki towarowe lub dobra osobiste) albo jest wykorzystywany z naruszeniem Zasad dopuszczalnego użytkowania. O cofnięciu adresu Usługodawca informuje Klienta z podaniem przyczyny.
4. Adres usuniętej skrzynki może zostać przydzielony innej Organizacji nie wcześniej niż po 90 dniach od usunięcia, aby korespondencja kierowana do poprzedniego Klienta nie trafiła do kolejnego.
5. Ze względu na wspólną reputację Domeny usługi wysyłka z adresów w tej domenie podlega dobowym limitom określonym w Cenniku. Wiadomości przekraczające limit nie są wysyłane.
6. Usługodawca odbiera pocztę Domeny usługi wyłącznie dla istniejących skrzynek. Wiadomości do adresów, które nie są skrzynką żadnej Organizacji, nie są przechowywane.

§ 8. Własne domeny i własne konto Resend

1. W Planach płatnych Klient może podłączyć własne konto w serwisie Resend i korzystać za jego pośrednictwem z własnych domen. Konto Resend Usługodawcy obsługuje wyłącznie Domenę usługi — własne domeny działają tylko przez konto Resend Klienta.
2. Klient zawiera umowę z dostawcą Resend we własnym imieniu i odpowiada za to konto, jego limity, opłaty i zgodność z warunkami tego dostawcy. Dla przetwarzania danych przez Resend w ramach konta Klienta Resend jest podmiotem przetwarzającym Klienta, a nie Usługodawcy.
3. Usługodawca przechowuje klucz API konta Resend Klienta w postaci zaszyfrowanej i używa go wyłącznie do świadczenia Usługi: dodawania i sprawdzania domen, zarządzania webhookami, wysyłania i odbierania poczty.
4. Klient może dodać wyłącznie domenę, do której ma prawo, i potwierdza to rekordami DNS. Domena zweryfikowana w jednej Organizacji nie może zostać użyta w innej.

§ 9. Asystent AI

1. Asystent AI korzysta z modelu wybranego przez Klienta: z Ezry, modelu Usługodawcy, albo z modelu Dostawcy AI, do którego Klient zapisze własny klucz API. Korzystając z własnego klucza, Klient zawiera umowę z Dostawcą AI we własnym imieniu i rozlicza się z nim bezpośrednio. Ezra działa na infrastrukturze dostawcy wskazanego na liście podmiotów przetwarzających.
2. Treści wygenerowane przez AI mogą być niedokładne, niepełne lub nieaktualne. Klient decyduje, czy włącza automatyczne odpowiedzi, określa ich instrukcje i bazę wiedzy oraz odpowiada za treść wysłanych wiadomości. Do chwili wysłania automatycznej odpowiedzi Użytkownik może ją zatrzymać lub zastąpić własną.
3. Automatyczne odpowiedzi zawierają domyślnie informację, że przygotował je asystent AI. Klient, który wyłączy tę informację, samodzielnie zapewnia, że odbiorcy wiedzą o interakcji z systemem AI, zgodnie z art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act).
4. Liczba odpowiedzi i szkiców Ezry w miesiącu jest ograniczona Planem. Po wyczerpaniu limitu poczta jest nadal odbierana, a automatyczne odpowiedzi Ezry są wstrzymane do końca miesiąca kalendarzowego. Odpowiedzi przygotowane z własnym kluczem API Klienta nie są ograniczone Planem.
5. Usługodawca nie wykorzystuje Treści Klienta do trenowania modeli AI.

§ 10. Obowiązki i zakazy

1. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym oraz korzystanie z Usługi w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami, Regulaminem lub Zasadami dopuszczalnego użytkowania.
2. W szczególności zakazane jest wysyłanie niezamówionej informacji handlowej i innych masowych wiadomości bez zgody odbiorców, phishing, podszywanie się pod inne osoby lub podmioty, rozsyłanie złośliwego oprogramowania oraz próby obchodzenia limitów, zabezpieczeń lub izolacji między Organizacjami.
3. Klient niezwłocznie usuwa treści, o których bezprawności się dowie, i współpracuje z Usługodawcą przy wyjaśnianiu zgłoszonych nadużyć.

§ 11. Plany, ceny i płatności

1. Aktualne Plany, ich limity i ceny określa Cennik. W dniu wejścia w życie Regulaminu dostępne są Plany: Start, Zespół, Firma, Enterprise. Ceny podane są w złotych netto; do ceny dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki.
2. Zmianę Planu Właściciel zgłasza w Serwisie (Organizacja → Plan), podając dane do faktury. Zmiana obowiązuje od chwili jej potwierdzenia przez Usługodawcę, o czym Klient jest informowany emailem i w Serwisie.
3. Plany płatne rozliczane są z góry za miesiąc kalendarzowy na podstawie faktury VAT wystawianej w formie elektronicznej, w tym za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, gdy wymagają tego przepisy. Termin płatności wynosi 14 dni. Za niepełny pierwszy miesiąc opłata jest naliczana proporcjonalnie.
4. W razie opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty Usługodawca może przenieść Organizację na Plan Start. Dane Organizacji nie są przy tym usuwane; funkcje i elementy ponad limit Planu Start (np. nadmiarowe skrzynki) pozostają, ale nie można dodawać nowych.
5. Przejście na niższy Plan nie usuwa danych. Elementy ponad limit nowego Planu pozostają aktywne, ale do czasu zejścia poniżej limitu nie można dodawać kolejnych.
6. Opłaty za modele AI pobiera Dostawca AI na podstawie umowy z Klientem, gdy Klient korzysta z własnego klucza. Opłaty za własne konto Resend pobiera Resend.
7. O zmianie cen Planów płatnych Usługodawca informuje z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje zmiany, może przed jej wejściem w życie przejść na inny Plan lub rozwiązać umowę.

§ 12. Dostępność i odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Usługa działała nieprzerwanie i bezpiecznie, z zastosowaniem środków opisanych w dokumencie Środki bezpieczeństwa. Przerwy techniczne Usługodawca planuje w miarę możliwości poza godzinami 8:00–18:00 czasu polskiego. Gwarantowany poziom dostępności (SLA) może określać indywidualna umowa w Planie Enterprise.
2. Usługodawca nie odpowiada za działanie usług, z których Klient korzysta na podstawie własnych umów (własne konto Resend, Dostawca AI z kluczem Klienta, operator DNS), za treść wiadomości Klienta i odpowiedzi AI wysłanych przez Klienta, ani za dostarczenie wiadomości odrzuconych przez serwery odbiorców.
3. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do łącznej kwoty opłat zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, a w Planie Start — do kwoty 500 zł. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na podstawie przepisów prawa, w tym na podstawie RODO.

§ 13. Przedsiębiorca na prawach konsumenta

1. Postanowienia tego paragrafu dotyczą osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego).
2. Wobec takiej osoby nie stosuje się postanowień Regulaminu, które byłyby niedozwolonymi postanowieniami umownymi w rozumieniu art. 385¹ Kodeksu cywilnego, w szczególności ograniczeń odpowiedzialności z § 12 ust. 3 w zakresie, w jakim byłyby z nimi sprzeczne.
3. Osoba taka może odstąpić od umowy o Plan płatny w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny, wysyłając oświadczenie na adres kontakt@saauf.xyz. Jeżeli zażądała rozpoczęcia świadczenia Planu płatnego przed upływem tego terminu, płaci za okres do chwili odstąpienia.

§ 14. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać emailem na adres kontakt@saauf.xyz.
2. Reklamacja powinna zawierać nazwę Organizacji lub adres email Konta, opis problemu oraz oczekiwany sposób jego rozwiązania. Jeżeli reklamacja nie zawiera danych potrzebnych do jej rozpatrzenia, Usługodawca poprosi o ich uzupełnienie.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres email, z którego ją wysłano.

§ 15. Zawieszenie i rozwiązanie umowy

1. Właściciel może w każdej chwili usunąć Organizację w jej ustawieniach, co rozwiązuje umowę w zakresie tej Organizacji ze skutkiem natychmiastowym. Przed usunięciem Właściciel może pobrać eksport danych. Użytkownik może w każdej chwili usunąć swoje Konto.
2. Usunięcie Organizacji trwale usuwa z bazy danych jej wiadomości, skrzynki, domeny, ustawienia, szablony, tokeny, webhooki i dziennik zdarzeń. Kopie zapasowe, w których dane mogą pozostać, są nadpisywane w cyklu nie dłuższym niż 30 dni.
3. Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnych przyczyn: zakończenia świadczenia Usługi, zmiany przepisów uniemożliwiającej jej świadczenie lub uporczywego naruszania Regulaminu mimo wezwania.
4. W razie rażącego naruszenia Regulaminu lub Zasad dopuszczalnego użytkowania, w szczególności wysyłki spamu, phishingu lub treści bezprawnych, Usługodawca może niezwłocznie wstrzymać wysyłkę poczty Organizacji, zablokować Organizację lub Konto, a następnie rozwiązać umowę bez wypowiedzenia. Usługodawca informuje o tym Klienta z podaniem przyczyny; Klient może się odwołać w trybie § 14.
5. Usługodawca może usunąć Organizację w Planie Start, z której nikt nie korzystał przez 12 miesięcy, po uprzednim powiadomieniu Właściciela z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

§ 16. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych Użytkowników przez Usługodawcę jako administratora opisuje Polityka prywatności. Zasady przetwarzania danych w Treściach Klienta, w których Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający, określa Umowa powierzenia.

§ 17. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi, zmiany dostawców, potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa lub zapobiegania nadużyciom.
2. O zmianie Usługodawca informuje emailem i w Serwisie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie (30 dni w przypadku zmiany cen). Po tym terminie Użytkownik akceptuje nową wersję przy kolejnym korzystaniu z Serwisu. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed ich wejściem w życie rozwiązać umowę, usuwając Organizację.
3. Zmiany wynikające wyłącznie z obowiązku prawnego lub poprawiające sytuację Klienta mogą wejść w życie wcześniej.

§ 18. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory z Klientami będącymi przedsiębiorcami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem przepisów, których nie można wyłączyć umową.
2. W razie sprzeczności pierwszeństwo ma indywidualna umowa zawarta z Klientem, następnie — w sprawach danych osobowych — Umowa powierzenia, a w pozostałym zakresie Regulamin.
3. Regulamin obowiązuje od dnia wskazanego w nagłówku. Poprzednie wersje Usługodawca udostępnia na żądanie.
4. Regulamin i pozostałe dokumenty wymienione w § 2 ust. 3 sporządzono w języku polskim. Ich tłumaczenia na inne języki mają charakter pomocniczy; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.